Exhibitor Management

配置与字段

• Exhibitors 功能；相关 Registration Types。

操作步骤

1. 启用 Exhibitors，再配置用于展商和展位人员的报名类型。

约束与依赖

• 展位人员需是已报名参会者。

关联功能与影响

• 之后出现Exhibitors菜单和Exhibitor Emails。

配置与字段

• 名称、描述、Tagline、Logo、Virtual Booth Banner。
• AI写作可选语气和长度。
• Event Sponsor及赞助级别。
• Hidden、Featured、Hide from Event Website's Exhibitor List。
• 地址、联系方式、社交链接、展商管理员及已签约许可数量。

操作步骤

1. Create Exhibitor，补组织与管理员资料。
2. 选择赞助/展示状态并保存。

约束与依赖

• 赞助级别先在Settings创建。
• Hidden影响Exhibitor Management之外的其他产品；网站名单隐藏有单独开关。
• 画面说明Attendee Hub同一时间仅显示8个Featured展商。

关联功能与影响

• 资料用于Hub虚拟展位与活动网站。

配置与字段

• 单次最多5000条。
• 必填Exhibitor Name、Admin First/Last Name、Admin Email。
• 只导新展商或导入并更新已有展商；是否发Welcome Email。
• 表头映射、权限确认、导入摘要。

操作步骤

1. 下载模板并保留首行表头。
2. 上传，选新增/更新，核对字段映射并Import Exhibitors。

约束与依赖

• 每个展商名须唯一；一行只包含一个管理员。
• 5000为课程版本的单次上限。

关联功能与影响

• 导入完成后可用门户自注册链接邀请展商。

配置与字段

• Copy from Another Event，按年份或名称查找来源。
• Delete Exhibitors 勾选并确认。

操作步骤

1. 选择来源活动和展商后复制。
2. 需删除时选择展商并确认。

约束与依赖

• 复制前避免当前活动已有相同Name与Code的展商。
• 此处删除将展商移出当前活动。

关联功能与影响

• 不等于删除展商门户账号的所有历史活动。

约束与依赖

• 本系列未完整演示创建字段。

关联功能与影响

• Booth Matching可在Booth Type之外参考自定义字段与赞助级别。

配置与字段

• 启用Exhibitor Tasks。
• Exhibitor Profile允许指定展商编辑档案。
• Exhibitor Content允许指定展商管理视频、文件和链接。

操作步骤

1. 按需开功能并选择有权限的展商后保存。

约束与依赖

• 展商不能仅因登录门户就自动拥有全部编辑权限。

关联功能与影响

• 任务在Tasks维护；内容在单展商Content或门户Content维护。

配置与字段

• 每日时段或自定义时段；Add Booth Hours。

操作步骤

1. 为每个需要交流的日期增加时间段并保存。

约束与依赖

• 只设一天不会自动覆盖所有展会日期。

关联功能与影响

• 与工作人员的Available状态、会议功能共同影响交流。

配置与字段

• 级别名称与顺序，例如Gold/Silver。

操作步骤

1. 建立级别并排列在Attendee Hub中的显示顺序。

约束与依赖

• 先建级别，再在展商档案或套餐中选用。

关联功能与影响

• 也可用于展位匹配附加条件。

配置与字段

• Cookie Banner、是否允许拒绝Cookie。
• Cvent或公司Privacy Policy与Cookie List链接；公司URL和链接文字。
• 页脚公司名及隐私政策。
• Do Not Sell or Share可选Cvent可定制表单或公司表单URL。

操作步骤

1. 逐项选择需要的通知和链接，保存。

约束与依赖

• 该课程演示产品配置，不代表某地区合规结论。

关联功能与影响

• 影响展商登录门户时的隐私体验。

配置与字段

• 启用报告；选择可共享的参会者资料。

操作步骤

1. 开启并核对字段后保存。

约束与依赖

• 展商需策划人授权才能访问相关指标报告。

关联功能与影响

• 门户Reports提供可运行模板。

配置与字段

• LeadCapture App、允许门户购买Bring Your Own Device许可。
• Sponsored Sessions、Hide Session Participation。
• Inbound Leads及选定展商。
• Attendee Fields：在报告与LeadCapture共享的联系字段。

操作步骤

1. 按业务开启采集/赞助/Inbound Leads。
2. 选择字段后Save Changes。

约束与依赖

• 画面说明此处更改作用于本活动使用LeadCapture的全部设备。
• Hide Session Participation隐藏赞助场次参与详情；不等于关闭赞助展示。
• 课程画面价格为示例，不据此提供当前许可报价。

关联功能与影响

• Inbound Leads在Hub提供Contact Us；选定字段影响导出。

配置与字段

• 名称/描述、可选赞助级别。
• 权限/功能、任务。
• Registration Types及各类型数量。
• LeadCapture和Device Rental许可数量。

操作步骤

1. Create Package，按五步选内容并保存。
2. 定稿后View → Assign Package，勾选展商并分配。

约束与依赖

• 分配报名类型前应配置报名并使报名站点上线。
• 画面说明只有剩余报名名额足够时才能分配套餐。
• 套餐一旦分配即不能编辑，应先定稿。

关联功能与影响

• 可批量建立金银赞助等标准权益。

配置与字段

• Assigned Exhibitors取消选择；View菜单Copy/Delete。

操作步骤

1. Assign Package → Assigned Exhibitors取消勾选后保存。

约束与依赖

• 移除展商的套餐分配可能同时移除该套餐尚未使用的已分配项目。
• 删除套餐本身不会移除已分配展商拿到的项目。

关联功能与影响

• 取消分配与删除套餐的影响不同。

配置与字段

• 预设任务或Create Task。
• 说明、Required、Active、相关门户页面。
• 指定展商或Always Assign所有当前/未来展商。
• Due Date、供下载文件、Exhibitor Uploads、附加链接。
• 提醒邮件。

操作步骤

1. 先在Settings启用任务。
2. 配置预设或新任务，选择对象/日期并保存。
3. 根据完成情况发送提醒。

约束与依赖

• Always Assign会包含未来新增展商；一次勾选当前全部是另一种分配范围。

关联功能与影响

• 展商在门户Tasks完成并Mark Task Complete。

配置与字段

• Logo、Banner。
• Create Page；设计器Page名称、Section和Text/Image/Link组件。
• 页面图标及所有当前未来/指定展商的可见性。

操作步骤

1. 上传品牌素材。
2. 创建页面，Save草稿再Publish。
3. 返回设页面可见展商与图标。

约束与依赖

• 每活动最多25个自定义页面。
• 看不到页面应同时检查已发布和访问范围。
• 171秒截图是转场，正式展示应选择稳定帧。

关联功能与影响

• 例如通用FAQ给全部，赞助指南给指定展商。

配置与字段

• Overview完成/过期任务。
• Tasks按状态筛选，View可取消分配、提醒或标完成。

操作步骤

1. 打开单个展商，进入Tasks按状态处理。

约束与依赖

• 任务定义由活动Tasks维护；此处看该展商的实例。

关联功能与影响

• 与门户自助任务进度对应。

配置与字段

• 视频、文件、外部链接；视频Featured及可见性。
• Licensing分配LeadCapture和Device Rental许可。

操作步骤

1. 在Content上传或添加链接并保存。
2. 在Licensing分配已签约的许可。

约束与依赖

• 许可依合同可用数，不代表可无限发放。

关联功能与影响

• 展商被授权后也可在门户编辑内容。

配置与字段

• Add Staff，Exhibitor Admins、Booth Staff。
• Actions分配可供工作人员使用的报名类型。

操作步骤

1. 增加管理员/已报名工作人员，分配必要报名类型。

约束与依赖

• Booth Staff必须先完成活动报名。

关联功能与影响

• 展商管理员可在Portal代办工作人员报名。

配置与字段

• Add Sponsored Sessions选择场次。

操作步骤

1. 选择场次后Save。

约束与依赖

• 依赖活动Settings允许Sponsored Sessions。

关联功能与影响

• 参与明细是否分享由Hide Session Participation控制。

配置与字段

• Build拖入问题；问题文本、Required。
• 设备名称；采集App提示填写的字段。
• Required Lead Qualification Questions可使扫码后立即启动问卷。

操作步骤

1. 设计问题并保存。
2. 设设备与字段，启用扫码后问卷。

约束与依赖

• 问题必填与自动弹出问卷是不同配置。

关联功能与影响

• 展商门户也可在权限范围内编辑自家问卷。

配置与字段

• 默认Booth Type可修改。
• Size、Description等类型信息。

操作步骤

1. 先配置Booth Types，再创建展位。

约束与依赖

• 每活动最多20种。

关联功能与影响

• 创建展位时类型自动提供尺寸与描述。

配置与字段

• Name、自动Code、Assigned Exhibitor、隐藏展位、Booth Type。
• 可参考赞助级别与展商自定义字段匹配。
• Actions → Import Booths，模板/映射/预览/导入。

操作步骤

1. Create Booth填写信息并保存。
2. 大量展位用模板批量导入。

约束与依赖

• 模板Type为空时使用默认类型。

关联功能与影响

• 之后通过Floor Plan给展位定位。

配置与字段

• 图名/描述、图库或本地上传图、裁剪。
• 添加Pin，选择Booth Location和可选预分配展商。
• 过滤显示展位；支持多个平面图。

操作步骤

1. Create Floor Plan，上传图。
2. 逐一加Pin关联展位后Save。

约束与依赖

• 不是自动识别图中的摊位；课程演示手动Pin关联。

关联功能与影响

• 也可由Attendee Hub上传平面图。

配置与字段

• 新展商自动获默认类型。
• 平面图Visible/Hidden及有权展商。
• Booth Visibility：All、符合条件的可用展位、仅已分配。
• Booth Assignment：只读、自行分配、需要审批及申请数量。
• 主要按类型匹配，可加赞助级别等条件。

操作步骤

1. 设置门户可见范围、分配模式和匹配规则，Save。

约束与依赖

• 能看见展位与有资格选择展位不是同一配置。

关联功能与影响

• 审批模式下产生Pending Requests。

配置与字段

• Booths中的请求数量和Pending Requests菜单。
• Floor Plans的Requested过滤。

操作步骤

1. 展商在Portal Floor Plans打开图并选Pin，Select提交。
2. 策划人在Booths或FloorPlans批准/拒绝。

约束与依赖

• 批准后门户显示已分配；拒绝后该展位仍可用。

关联功能与影响

• 取决于Settings的申请模式和数量限制。

配置与字段

• Pre Event模板或Create Email。
• Name、Subject、From Name/Email、Active。
• Audience为All Exhibitor Admins；手动或指定时间。
• Preview、Design Email、Send及复制/删除。

操作步骤

1. 打开模板编辑基本与发送设置。
2. 设计内容、预览后发送或定时。

约束与依赖

• 目标是展商管理员，不是所有展位工作人员。

关联功能与影响

• Welcome Email和自注册链接使管理员进入Portal。

配置与字段

• 欢迎邮件或自注册链接建登录凭证。
• Tasks View → Upload Files → Mark Task Complete。
• Profile Options → Edit Profile，地址/联系人/链接/描述/Logo/Banner。
• Content视频/附件/链接，视频标题、自定缩略图。

操作步骤

1. 登录后从任务卡或左侧菜单进入相应功能。
2. 上传并保存资料，完成后标任务。

约束与依赖

• Profile/Content操作需策划人授权。
• 视频上传过程中需留在页面，完成后有预览。
• 2023版Content → Add video原图显示5GB、MOV/MP4；保留旧版限制，不视为所有新版本及套餐上限。

关联功能与影响

• 较旧Portal Profile界面与较新的Details/Insights Dashboard并列保留。

配置与字段

• Add Booth Staff → Search Attendee List，Confirmation Number。

操作步骤

1. 输入确认号查到人员，勾选并Add Selected。

约束与依赖

• 加入团队前须已报名活动。

关联功能与影响

• 加入后可分配LeadCapture许可，或在Hub接待参会者。

配置与字段

• Buy License、数量、Go to Checkout、订单/付款。
• Available Licenses → Options → Assign License。

操作步骤

1. 确认工作人员已加入团队。
2. 选择需要的许可，购买后将未分配许可分给具体人员。

约束与依赖

• 购买是否开放由策划人的活动Settings控制。
• 分配后工作人员收到进入LeadCapture App的访问码邮件。

关联功能与影响

• 采集问题在Lead Collection维护。

配置与字段

• Lead Qualification Questions → Edit Questions。
• 题型Choice/Text/Date and Time/Rating，Save。
• 线索Options Edit/Delete；CSV导出。
• 旧课程明确CSV下载包含采集线索及review comments。

操作步骤

1. 按需要设计问卷。
2. 展中/展后查看线索，修正后导出。

约束与依赖

• 可导出的参会者字段受活动Settings限制。

关联功能与影响

• LeadCapture和Hub Inbound互动可形成不同来源的线索。

配置与字段

• Total Leads、Qualified Leads、Booth Staff Leaderboard。
• 内容观看、展位浏览、Banner/社交/网站链接、Hub Chats/Meetings。
• View Reports，选择字段Run，Actions Export。

操作步骤

1. 从Insights卡或Reports运行模板。
2. 选择字段后导出CSV。

约束与依赖

• 相关互动报告需策划人授予Engagement Metrics。
• Saved Reports保存自定义报告配置。
• 2023版Portal课程中的Contact us / Request More Information留言可通过Attendee Hub Engagement Report查看（需Planner权限）；它不是参会者之间普通Chat记录的无条件全量导出。

关联功能与影响

• 较新Dashboard以Details与Insights组织；可从同页购买许可/查看报告。

配置与字段

• Chat输入框；消息省略号Delete Post。

操作步骤

1. 进入组织展位，在右侧Chat发消息。

约束与依赖

• 聊天对全部展位人员和参会者可见。

关联功能与影响

• 不同于私信或一对一会议。

配置与字段

• Check In/Out，Unavailable、Available、In Meeting状态。
• 请求姓名/消息，Accept/Decline，视频预览Join。
• 音频、视频、共享屏幕、结束。

操作步骤

1. Check In后保持标签页打开。
2. 接受请求，预览后Join。
3. 结束会返回Available，离岗CheckOut。

约束与依赖

• 画面说明离开页面会自动Unavailable。
• 只有展位包含相应虚拟会议功能时才有Meet Now。

关联功能与影响

• 若使用独立Virtual Meeting Room则走主持人/普通会议URL。

配置与字段

• 自定义会议链接、Virtual Host Key、普通会议URL。
• 可指定Co-host，使用屏幕共享/分组等。

操作步骤

1. 管理员通过Host Key启动。
2. 人员和参会者用普通URL加入。

约束与依赖

• 与Meet Now机制是不同布置；是否有该入口取决于展位配置。

关联功能与影响

• 资料和视频仍可从展位内容区供来访者阅读。

配置与字段

• Schedule按钮预约；My Schedule列全部预约。
• 依策划规则可接受、拒绝、提议新时间。

操作步骤

1. 打开预约，按规则回复并进入会议。

约束与依赖

• 课程版本说明可提前15分钟开始，结束后30分钟内重新打开；之后关闭。

关联功能与影响

• 取决于展位是否启用Appointments。