Cvent Vendor Marketplace Powered by Reposite

配置与字段

• My active projects / Active team projects
• Client/Status/Dates/Budget/Guests/Location/Notes
• Collaborators/Tasks
• Costing/Commission CSV入口
• Client Proposal Comments
• Close Project

操作步骤

1. 从Dashboard创建或打开项目
2. 在Overview查看资料、协作与反馈

约束与依赖

• Overview所示项目详情为内部用途。
• 160秒界面提示Close Project将关闭全部关联RFP并归档项目quotes；不是仅隐藏列表。

关联功能与影响

• 项目容纳RFPs、Quotes、Suppliers、Files和Settings；对外展示另用Proposal。

配置与字段

• Invite supplier/Import preferred suppliers
• Tags/Labels/Preferred
• Category/Areas筛选
• Send RFP / Add to Project
• 搜索可按项目/RFP上下文、Category、Name和Areas Served筛选；Org Preferred在匹配筛选后优先，其后Reposite Recommended及其他网络供应商。

操作步骤

1. 查看、邀请或导入偏好供应商
2. 通过RFP匹配逐渐累积相关供应商

约束与依赖

• 初始推荐只是网络小样本，不代表全部供应商目录。
• 组织Preferred与平台Recommended为两个标签；排序不保证供应商符合所有合同条件。

关联功能与影响

• RFP工具才连接更广网络；偏好供应商可用于后续项目。

配置与字段

• Account Profile：discoverable by suppliers
• Notifications
• Integrations
• RFP Template
• Users

操作步骤

1. 打开Settings完善账户资料
2. 按需要调整可发现性

约束与依赖

• 仅Profile开关有明确演示，其余只介绍入口，不填造连接器/用户权限字段。

关联功能与影响

• RFP Template可预设类别问题；Project Settings只影响当前项目通知。

配置与字段

• Files上传项目材料
• Settings → Quote Activity 即时/每日更新

操作步骤

1. 在Files上传项目文档
2. 在Settings选择此项目通知频率

约束与依赖

• Quote私有Files和项目Files可见范围不同，不能混用。

关联功能与影响

• RFP创建时支持预先给供应商发需求附件。

配置与字段

• Activity/Hotel/Restaurant-Bar/Transportation/Catering/Venue/Hired Entertainment/Event services/Amenities-Gifting/DMC-Staffing
• 每类别数量
• 项目位置/日期/人数/客群
• 分类偏好
• Budget/Currency/Requested rate
• Other Details/Files/Custom Questions
• Review and Submit：Due date/Save as draft/Publish

操作步骤

1. 创建项目时或打开项目Create RFPs
2. 选择类别并逐类填偏好
3. 填预算、价格方式、需求附件和问题
4. 设置Marketplace截止时间
5. 复核后发布或存草稿

约束与依赖

• 类别/标签在不同课画面略有变化，保留该视频实际十类。
• Custom Questions供应商需先回答才能传文件或消息。
• 截止后从Marketplace移除，不再收新供应商回复。
• Net/Commissionable是请求费率方式；不把课程中的节省百分比或佣金均值当保证。

关联功能与影响

• 设置层面可复用每类别常问问题；RFP发布后自动匹配供应商。

配置与字段

• 地理位置/人数/目标客群/预算等输入
• 教材以AI匹配→供应商邮件→收到响应说明匹配过程。

操作步骤

1. 填完整需求并发布RFP
2. 等待供应商报价、可用性和服务回应

约束与依赖

• 无需另开开关，课程说明后台自动执行。
• 课程说常见24–72小时开始收到回应，这是预期时间，不是响应保证。
• 原作者流程图写24–72小时开始收到回复，这是培训预期，不保证每份RFP回复时间或必有报价。

关联功能与影响

• 供应商会收到通知；匹配可覆盖Reposite网络以外选项。

配置与字段

• draft/published RFP选择
• 自然语言聊天
• Verified vendors + open web results
• 推荐原因synopsis
• Add vendor/cart
• 批量Send RFP

操作步骤

1. 从左侧AI Vendor Search选RFP
2. 描述位置/规模/偏好并继续细化
3. 打开推荐看synopsis
4. 将合适供应商加cart后统一发RFP

约束与依赖

• AI可能错误，需核对报价/容量/可用性。
• 结果可能使用stock photo，不能把图当供应商真实场地图；70秒有明确提示。

关联功能与影响

• 与自动匹配不同，此处用户主动搜索并挑选短名单。

配置与字段

• 星形图标开关
• PlanPilot Checklist
• Capacity/Availability/Menu/Pricing等按类别清单
• Sent via PlanPilot消息标记
• 邮件alert
• 付费PlanPilot可从Settings > Subscriptions查看试用入口；每份RFP的星形图标可取消启用。

操作步骤

1. 账户启用后创建RFP检查星形开关
2. 查看自动追问和清单
3. 无法回答的问题由人工回复
4. 回复后重新激活PlanPilot

约束与依赖

• 仅付费计划或试用启用，需账户经理激活。
• 遇到无法回答或报价待审核会暂停/提醒，不能当自动签约。
• 试用按钮只是教材入口，没有为用户激活套餐。
• 无法确定问题或完成清单时会停止并邮件通知；Planner可人工回复后再启用，不能承诺AI全部正确。
• PlanPilot付费/试用入口在Settings > Subscriptions；不把教材出现免费试用入口写成研究已开通。
• Sent via PlanPilot消息有专用标识；需要升级处理、项目完成或置信度不足时会自动停用并通知，人工回复后可按页面重新启用。

关联功能与影响

• 生成清单→比较信息→消息追问；Quote View可在Checklist和Supplier Profile间切换。

配置与字段

• Supplier Overview/Contacts/Files
• PlanPilot checklist切换
• Activity/Quote Pricing/Files
• Label
• 供应商轮播箭头
• Send to Supplier
• Quote标签New/Under Consideration/Awarded/Declined；白底=无新活动，黄底=有新活动，灰底=已拒绝。

操作步骤

1. 打开RFP并Review Quotes
2. 查看资料与报价
3. Activity提问/共享规格/请求调整
4. 左右箭头切换供应商

约束与依赖

• Quote Files仅在本报价上下文与该供应商私下共享；合同、发票和收据可放此处。
• 标签和背景色分别表示决策状态与新活动，不能把黄色解读为已授标。

关联功能与影响

• 不同于项目Files；报价将进入consideration/declined/awarded状态。

配置与字段

• Under Consideration
• Decline reason
• Optional message
• Declined Quotes
• Reopen for consideration

操作步骤

1. 先标Under Consideration
2. 不合要求可Decline并选原因
3. 按需附消息
4. 需恢复时Reopen确认

约束与依赖

• 候选状态会邮件通知供应商。
• Decline不写消息时不发该邮件，但供应商平台仍能见到被拒状态。
• 重新考虑回到Under Consideration并通知供应商。
• Under Consideration会通知供应商；Retract Award回到Under Consideration；Decline归入Declined，Reopen回到Under Consideration，均会通知。
• 状态与新活动色标独立：White无新活动、Yellow有新活动、Grey已拒绝，不把黄色当Awarded。

关联功能与影响

• Under Consideration或Awarded报价可Add to Proposal。

配置与字段

• 选RFP
• 已报价/收到但未报价的供应商
• Add vendor：外部手工/数据库现有
• Close RFP
• 未获选通知统一/定制
• Retract award/reason

操作步骤

1. Award RFP选供应商
2. 必要时补平台外成交供应商
3. 决定是否Close RFP并确认
4. 改变决策时Retract填原因后重新award

约束与依赖

• 不关闭可后续继续award更多供应商。
• 关闭会自动decline未获选quotes；画面提示供应商不能编辑/发送新proposal。
• 手工录入外部获选方用于记录，不等于平台替其建立真实账户或完成付款。
• 可授予已回应、尚未回应、数据库已有或外部供应商；是否有报价并非唯一授标前提。

关联功能与影响

• 采购award和客户对Proposal批准不同；Pay Invoice仅见入口未展开。

配置与字段

• Add to Proposal
• 供应商概览/服务/价格/头像content block
• Edit Proposal

操作步骤

1. 打开候选或获选报价
2. Add to Proposal
3. 进入编辑页人工校对

约束与依赖

• 生成内容来自现有资料与会话，应校对价格和描述；不是自动核实事实。
• Add to Proposal在此教材为付费功能；AI结合供应商资料、报价与对话，生成后仍应编辑核对；两段提案动画示例内容不同，不断言同一提案端到端编辑结果。

关联功能与影响

• 继承报价上下文，后续Proposal编辑可改文字、图片和顺序。

配置与字段

• 铅笔/Edit文字
• Delete block/section
• Add content block/section
• 预格式section拖拽
• About Us
• Content文字/图/供应商
• Pricing items/grand total
• Terms and Approvals
• Save Section As / Saved Sections

操作步骤

1. 打开Manage Proposal
2. 编辑基础信息与模块
3. 添加About Us/供应商/价格/条款
4. 按需保存常用section为模板
5. 预览

约束与依赖

• 供应商图片只能切换其profile中现有图；不自动补未有图片。
• Pricing表自动汇总所填项目，不自动保证报价口径一致。

关联功能与影响

• 常用About Us或Supplier section可反复插入；来自Add to Proposal的描述考虑此前对话。

配置与字段

• Share URL
• PDF/PNG下载；字幕还提DOC，实际下拉未逐项核实
• Approve Proposal
• Provide Feedback

操作步骤

1. 创建提案后先预览
2. Share复制链接
3. 客户打开并下载、批准或提交反馈

约束与依赖

• 任何拥有URL的人无需Reposite账户即可查看。
• DOC在字幕出现但当前截图字幕强调PDF/PNG，应以用户实际下载下拉为准。
• 批准是客户提案批准，不是已经与供应商完成合同或付款。

关联功能与影响

• 批准触发邮件；反馈显示项目Overview的Client Proposal Comments。

配置与字段

• Payments
• Clients List
• Tasks
• Uploads
• Notifications铃铛
• ? Resource Center

约束与依赖

• 课程只见其中多数入口，未演示全部内部流程；不能扩写支付、账单、客户字段。

关联功能与影响

• Resource Center提供文章/视频；铃铛显示新活动。

配置与字段

• Vendors卡及Remove已启用状态；左导航Vendors。

操作步骤

1. 在General→Event Features添加Vendors，打开出现的Vendors菜单。

约束与依赖

• 课程说明账号和用户必须已建立Reposite SSO才显示卡/菜单；发RFP需要Reposite订阅，否则可见订阅教育页。
• 这是供应商采购，与CSN场地RFP及注册售票不等同。

关联功能与影响

• 从活动信息带入Reposite项目，后续新增类别RFP可重复。

配置与字段

• 九类供应商入口；Create vendor RFP外开图标。

操作步骤

1. 点击Create vendor RFP，活动资料带入Reposite，首个项目关联当前活动。

约束与依赖

• 旁白称无需离开平台，实际页面切到Cvent Vendor Marketplace powered by Reposite工作区；不宣称全部配置始终同一页。
• 项目与事件的1:1或多项目上限未演示，不猜测。

关联功能与影响

• 活动日期/地点等为初始化来源，不等于双向持续同步。

配置与字段

• One or more fields required→Add details；Create RFPs；Project Links→Event ID / Open Cvent Events。
• Client Name/Project Status/Trip Dates/Client Budget/No. Guests/Cities Served/Additional Notes可见。

操作步骤

1. 若Create RFPs灰色，悬停/按缺项提示补资料；回活动修改活动源信息。

约束与依赖

• 68s真实蓝条明确：此处所作改动不会反映在Cvent，需Manage in Cvent Event更新。
• 因此不能写成Reposite项目资料与Cvent活动双向自动同步。
• 底部Close Project会关闭所有相关RFP并归档关联Quotes的说明可见，流程未实际展开，标overview引用。

关联功能与影响

• 关联Event ID是项目链接，非把两套对象合成同一记录。

配置与字段

• Activity、Restaurant/Bar、Transportation、Catering、Venue、Hired Entertainment、Logistics/Decor、Amenities/Gifting、DMC/Staffing；各类别＋/－数量。
• Activity示例：Group Size、Activity Type必填、Languages、Style、Private Experience/Local Suppliers Only/Open to DMCs、Budget、Requested Rate、Event Type。

操作步骤

1. 选所需类别与数量，Continue，依次填各类别偏好，进入Review and Post。

约束与依赖

• 只演示Activity配置，其他类别存在已核，不称每类所有字段已演示。
• 首页宣传卡写Preferred Staff，实际创建类别写DMC/Staffing，按对应界面分开。

关联功能与影响

• 同类别允许多个RFP的屏幕说明与数量加减已见。

配置与字段

• This RFP expires on必填；Review需求、Custom Questions；Save as Draft、Publish RFPs。

操作步骤

1. 补到期日，检查需求，未就绪Save as Draft，准备好Publish RFPs。

约束与依赖

• 发布至Marketplace的后续供应商响应未在此140秒片完整演示；不把Publish等同已报价/已签约。
• 研究只观看演示，没有替用户发送真实RFP。

关联功能与影响

• 到期日用于停止Marketplace可发现性，区别于活动日期。

配置与字段

• View Active RFPs、Activity(1)、状态Active、地点、日期、Active Quotes；Award RFP入口。

操作步骤

1. 回项目RFPs查看类别卡片，需要时再Create RFPs增加类别。

约束与依赖

• Award RFP只见入口，不称授标步骤已演示；Cvent事件侧最终反映效果为旁白说明，本片120s实际仍是Reposite RFPs页。

关联功能与影响

• 后续供应商报价/方案/支付见Reposite专章其他视频。

配置与字段

• Project name、Location、Number of guests、Start/End date、Single-day event；Guest type、Client、Total client budget、Currency。

操作步骤

1. 从Projects创建项目，填写地点、人数与日期。
2. 下一步填写客户类型、客户和预算；继续创建RFP或关闭向导回项目。

约束与依赖

• Client资料在画面注明仅本人及团队可见。
• 项目创建与RFP发布分开；最后关闭向导不等同删除已建项目。

关联功能与影响

• RFP分类继承项目基本上下文。

配置与字段

• RFP Submission Reminders On/Off；提交后若干天触发；Message to Vendor；达到多少Quote responses后停止。

操作步骤

1. 打开Supplier Reminders并启用开关。
2. Edit message设触发天数、消息及停止响应数，Update。

约束与依赖

• 3天、3份响应是图中示例值，非固定上限。
• 教材说明达到响应数、RFP授标/取消或事件日期已过会停止；未做真实计时发送。
• 此设置会代表Planner发提醒；本研究仅审教材，没有发消息。
• 停止提醒的条件含达到Response Threshold、授标、取消或日期已过；天数与消息按RFP Submission页面设置。

关联功能与影响

• 与PlanPilot自动对话为不同设置。

配置与字段

• Dates、City/State、Category type、Supplier name、Quote status、Total cost。

操作步骤

1. 打开项目Overview，从Reports的Costing Sheet下载CSV。
2. 在表格中核对供应商、状态及总费用。

约束与依赖

• 仅提交了line-item quote的供应商进入这些CSV；缺逐项报价时需另向供应商索取。
• 示例金额不是现行供应商价格或预算建议。

关联功能与影响

• 费用表覆盖整个项目，区别单一RFP的Supplier Comparison。

配置与字段

• Supplier Org Name、Category、Arrival/Departure date、Total commissionable quote cost、Commission、Commission total。

操作步骤

1. 在项目Overview的Commissions点击下载CSV。
2. 在表格中核对报价对应的佣金资料。

约束与依赖

• 仅以已提供报价数据生成，不等于平台保证佣金支付或代替供应商合同。

关联功能与影响

• 与Costing Sheet同属项目报告。

配置与字段

• Supplier name/Website；Item name/Quantity/Price；Tax/Gratuity；Item/Quote total；Quote notes；教材另列Custom question responses。

操作步骤

1. 进入项目RFPs，选目标RFP。
2. 点击Supplier Comparison CSV，打开表格比较。

约束与依赖

• 范围是当前RFP；不是全项目所有类别。
• 无逐项报价的供应商不会自动补成有价格记录。

关联功能与影响

• 与项目Costing/Commissions两个CSV用途不同。

配置与字段

• Active：Update RFP；Draft：Update Draft/Publish RFP；类别字段、日期地点、Response Due Date、附件、Custom Questions。

操作步骤

1. 打开RFP的Manage RFP > Edit RFP。
2. 修改该类别资料，按当前状态更新或发布。

约束与依赖

• 教材文字强调自定义问题可在Draft状态随时编辑；实图Active编辑器也能看到Add Custom Question入口，不能仅因入口可见就承诺已发布问题任意变更已成功。
• 示例支持PDF/XLSX/CSV/TXT，最多100文件、每个10MB为该作者窗标示。
• 55秒显示RFP Updated成功，但片尾在不同类别/旧UI间切换；不把不同示例拼成同一需求全过程。

关联功能与影响

• 不同类别有各自字段；Event来源项目的主资料仍应回Cvent修改。

配置与字段

• Email；若无账号则First/Last name、Organization、RFP Category；可关联Project/RFP。

操作步骤

1. Invite Supplier填邮箱。
2. 若系统未发现账号，补姓名、组织和类别后发送邀请。

约束与依赖

• 教材示范邮件邀请；本研究未向供应商发送邮件。
• 供应商接受并建档是后续动作，输入邮箱不等于已加入且可报价。

关联功能与影响

• 邀请后供应商可出现在My Suppliers与Direct Send流程。

配置与字段

• Upload file；Download template；Accepted XLS/CSV；File name、Processing/Complete status。

操作步骤

1. 下载模板准备名单并上传。
2. 等处理状态完成；需要Org Preferred标签时按教材联系Account Manager。

约束与依赖

• 上传会向新供应商触发创建免费资料的邀请；本研究只审页面。
• 教材75%更快为作者性能表述，不作为实测保证。
• 当前原图显示Processing，没有把最终Complete结果当实图已验证。

关联功能与影响

• Org Preferred标签不是仅上传后就全部自动授予。

配置与字段

• Select Project必填→Select RFP必填；RFP Detail预览；Send RFP。

操作步骤

1. 在My Suppliers选择供应商的Send RFP。
2. 先选项目再选RFP，展开核对详情后发送。
3. 从RFP Pending Response查看待回复对象并进入Message。

约束与依赖

• 先有Project与RFP；此流程不是从零建立所有字段。
• 教材展示发送按钮及待响应示例，本研究未向外部供应商实际发送。

关联功能与影响

• Direct Send的回复仍归当前项目/RFP，不是独立聊天清单。

配置与字段

• Logo、HQ/Billing address、Website、Description、Destinations、Organization type、Average booking size、Target audience、Cancellation/refund policy；Discoverability；RFP Template > Custom questions。

操作步骤

1. 补齐组织简介与业务偏好，按需开启被供应商发现。
2. 在RFP Template相应类别下Add Custom Question并保存。

约束与依赖

• 教材每类别最多10个默认问题；问题输入窗250字符。
• 默认问题面向该类别RFP，不等于活动报名问题。
• 不把组织取消/退款政策当平台统一承诺。

关联功能与影响

• 完整资料用于供应商发现与匹配；类别问题可带入新RFP。

配置与字段

• Proposal Activity、Quote Activity、Connections；Immediate/Daily Updates；Weekly Digest开关。

操作步骤

1. 进入Settings > Email Notifications，按可选项开关即时/每日更新。
2. 需要时调整Weekly Digest。

约束与依赖

• 不同活动支持的频率以实际复选框为准，不能把灰选项当可改。
• 教材说明账号偏好也应用到当前项目；单项目Settings可另设Quote Activity偏好。

关联功能与影响

• 收到报价通知后回复邮件会记入平台并发给供应商，这是教材说明，本研究未发信验证。

配置与字段

• Recipient email；Read only、Full access、Admin；Send invite。

操作步骤

1. Add User填邮箱并选角色，发送邀请。
2. 用户按邀请邮件创建或接入账号。

约束与依赖

• 实图明确此处加用户只作用于Cvent Vendor Marketplace，不反映在Cvent其他产品。
• Read only只读；Full access可管理项目/RFP、支付、联系人、供应商和上传；Admin再增加用户/账号资料及邮件管理。
• 邀请邮件示范链接7天到期；本研究未实际发出邀请。
• 角色卡补充：Read only不能新增/编辑/删除；Admin可管理用户与账号资料/邮箱，并继承Full access；项目协作者与账号用户角色仍分开。

关联功能与影响

• 不同于项目Manage collaborators，也不同于Cvent全局Admin角色。

配置与字段

• Activate Payments；Incoming/Outgoing Payments；View in Stripe；发票及Direct payments列表。

操作步骤

1. 从Payments进入Activate Payments，按教材跳往Stripe托管开户页。
2. 经Stripe批准后才按实际功能发送、收取和跟踪支付。

约束与依赖

• 本课只展示激活入口和示范列表，没有完整开户字段、批准结果或真实交易。
• 教材明确仅付供应商不必先做此收款设置；要开票/追踪收款则需设置。

关联功能与影响

• 与活动参会者收费、Cvent Payments或EventBox设备订单不同。

配置与字段

• Close Project；关闭原因；确认关闭关联RFP/Quotes；All Closed Projects。

操作步骤

1. 完成所需报价选择，并按需把合同/发票和最终金额放入项目文件。
2. 在项目Overview底部或Dashboard项目卡选择Close Project，选择原因并确认相关RFP与报价的关闭。
3. 若尚无授标供应商，按课程进入Award RFP流程；最终确认后项目进入已关闭列表。

约束与依赖

• 关闭会通知与该项目互动过的全部供应商。
• 已关闭项目仍可通过All Closed Projects访问；不等于删除。
• 本研究只阅读教材，未实际关闭项目或通知供应商。
• 6个教学状态均已看；2/5状态有完整产品示意图，其余部分嵌图加载为顶部条，只以可见文字确认过程。

关联功能与影响

• 先授标、报价状态及Files收尾会影响关闭路径；与单个Decline Quote不同。