Cvent Travel

配置与字段

• Program type：Corporate
• Format：GBTA 2013（课程版本）
• Stay type：Daily stay / Extended stay
• Include single rates only
• Hotels can only negotiate on requested fields
• Include header row
• 所有字段/仅Question type字段加引号
• 模块分文件/单文件
• Documents

操作步骤

1. 进入 Setup Program
2. 填基础信息、导出选项并按需上传材料
3. Save and Continue

约束与依赖

• 课程演示当时仅支持 GBTA 2013，不把录制时支持范围写成永久标准。
• 勾single rates只向酒店请求单人入住价格。

关联功能与影响

• Stay type和Format决定 Rates and Amenities 可见选项；上传材料与条款可向酒店共享。

配置与字段

• General Details Yes/No
• Maximum seasons/room types
• Blackout/fair dates days/periods
• Start/End date
• Proposal due / Close-out date
• 最多4提醒日期

操作步骤

1. 按计划设置通用问题
2. 填响应结构上限和日期
3. 设置提醒并继续

约束与依赖

• 该课程 GBTA2013 上限：5季、3房型、100 blackout/fair days、10 periods。
• Close-out后酒店不能再响应；是否留空由实际流程决定。
• 建议给酒店3–4周属于课程建议，不是系统强制。

关联功能与影响

• 提醒日期控制尚未提交 bid 的酒店收到对应 Reminder 模板。

配置与字段

• Fixed：LRA/NLRA
• Dynamic rate（有/无ceiling）
• Breakfast/Fitness/Internet/Parking/交通等

操作步骤

1. 选择需要的 rate types 和 amenities
2. Save and continue

约束与依赖

• 可选项随 Basic Information 的format/staytype改变。
• 画面提示 dynamic with ceiling 应先选 fixed 作为后备，具体能力以上传版本为准。

关联功能与影响

• 后续酒店报价和 Negotiation 使用这些项。

配置与字段

• Cancellation/Commission/Early checkout/Negotiated rate availability/Oversold
• Minimum commission
• Taxes/Fees 从hotel profile

操作步骤

1. 勾需酒店回应的政策
2. 保存并继续

约束与依赖

• 所选政策必须回应，相关GBTA字段纳入报告导出。
• Taxes/Fees 自动来自酒店profile；报价中可谈是否含税费以及费用。

关联功能与影响

• 不能把酒店profile静态字段当作都可谈判的自定义字段。

配置与字段

• Static GBTA modules
• Custom questions up to30（课程版本）
• Question text/Required
• Question type/Response format
• 三点Edit/Delete

操作步骤

1. 检查标准问题
2. Create custom question
3. 设必填、题型及回复格式
4. 保存

约束与依赖

• 标准静态资料从酒店profile拉取且不能谈判。
• 课程称静态模块选择替代旧版把内容指定为mandatory的方式。

关联功能与影响

• 自定义问题可在酒店报价后继续请求修改答案。

配置与字段

• 各段Edit
• Save and keep in progress
• Complete program

操作步骤

1. 复核各段并按需Edit
2. 完成后 Complete Program

约束与依赖

• 保存草稿与完成计划状态不同。

关联功能与影响

• 完成后再建Solicitation List并向酒店发邀请。

配置与字段

• Hotel name/Lanyon ID/Market tier
• Distance from office/address/airport/city
• Brand chain/Amenities/Region
• 历史 contract year Status：Account accepted/Solicited
• Add/Select All/Reset

操作步骤

1. 设置合同年份及搜索条件
2. 单个Add或Select All纳入征询清单
3. Reset开始新搜索

约束与依赖

• 本节为旧 Lanyon Classic 界面；不能把该导航混写成新版白色 Setup 菜单。

关联功能与影响

• 历史solicited筛选会返回指定合同年度曾征询的酒店。

配置与字段

• Select All
• Invite → Invite Selected
• 5步：Contacts、Email details/Cover letter、Content、Review/Test、Send now

操作步骤

1. 从RFP Not Sent选酒店
2. 检查并编辑酒店联系人
3. 选邮件主题及Cover Letter
4. 调整内容并测试
5. Send Now后留在页面直到释放完RFP

约束与依赖

• Select All是当前页酒店；画面存在分页，批量范围应核对。
• 发出过程可能需要数秒以上，不要提前离开。

关联功能与影响

• Cover Letter来自Manage Program Notifications模板。

配置与字段

• Cover Letter
• Acceptance Letter
• Decline Letter
• Notify Renegotiation
• Bids Due Reminder1–4
• Subject/Message/Choose File/Update Template

操作步骤

1. 依次编辑所需模板主题正文及附件
2. Acceptance附rate loading instructions
3. Update Template保存

约束与依赖

• 课程附件总大小上限2MB。
• 提醒数量要与Program Settings中的提醒日期相配，系统按日期发给未投标酒店。
• Acceptance 是给酒店的正式通知；rate loading instructions用于酒店把价格加载到GDS/online booking工具，不能误写为本平台自动完成加载。

关联功能与影响

• Notify Renegotiation随谈判请求，Cover Letter随邀请。

配置与字段

• Seasons and Rates
• 前一年/Original/Last Request/Current Offer
• Amenities Include in rate
• Policies Period
• Custom Questions
• Send negotiation

操作步骤

1. 打开酒店bid后Negotiate
2. 按侧栏到指定字段
3. 输入希望的新值
4. 添加外部留言
5. Send Negotiation配置主题、Reply-to、Due date及CC后发送

约束与依赖

• 前年无报价则历史值为空；首次谈判original与current相同。
• 建议1–2周是课程建议。
• 点击Save只保存/接受关闭，与Send Negotiation发出请求不同。

关联功能与影响

• 供应商回复进入Negotiation Received状态，保留多轮对比。

配置与字段

• External Comment checkbox
• Post external/internal comment
• 评论历史

操作步骤

1. 评论框输入说明
2. 要分享给酒店时勾External Comment
3. 按对应Post按钮发布

约束与依赖

• 200秒仍为未勾External Comment的内部留言状态，不能把未勾评论写成已发给酒店。

关联功能与影响

• 留言与字段修改配合，发送谈判仍需Send Negotiation。

配置与字段

• Negotiation received状态
• 左栏紫点定位
• 绿色Matches request/黄色Changed by hotel
• Original/Last Request/Current offer
• Show recent changes only
• Proposal history

操作步骤

1. 打开Reply Received中的酒店
2. 按紫点逐段检查
3. 进入Negotiate查看值与响应标识
4. 继续改值发谈判或Save

约束与依赖

• 黄色图标表示与请求不同，必须读当前值，不等同于完全拒绝。
• 110秒例中某些价格匹配但日期仍部分匹配，不能只看单个绿勾。

关联功能与影响

• 与往返历史和External Comments一起复核供应商最新条件。