Appointments

配置与字段

• 新建或复制
• 已有活动关联
• 标题、描述
• Attendee Availability：哪些议程使人显示忙碌
• 预约日期时间范围
• 邀请中显示的策划人名称
• [2023旧版] Create Method：新建或复制
• [2023旧版] Link：No Link / Link to an existing Event
• [2023旧版] Title、Description；空白描述计数显示20,000字符
• [2023旧版] Time Zone、Start/End Date及时间；示例时区提示会随夏令时调整
• [2023旧版] Where位置及城市/地区/国家
• [2023旧版] Event Planner：Prefix、First/Last Name、Company、Title、Email

操作步骤

1. 进入 Appointments 并创建
2. 选创建方式和活动关联
3. 填基本信息、时间及议程忙碌条件后保存
4. [2023旧版] 打开Appointments列表并创建预约活动
5. [2023旧版] 选择新建或复制，决定是否关联已有活动
6. [2023旧版] 填基本信息、日期时区、位置与策划人资料后保存

约束与依赖

• 是否关联已有活动，创建后不能更改。
• [2023旧版] 本片明确说明：创建时未关联已有活动，之后不能再关联。
• [2023旧版] 片中示例活动名称与日期会切换，不作为产品默认值。

关联功能与影响

• 议程忙碌时间参与后续可用性判断。
• [2023旧版] 关联活动的议程可参与Attendee Availability忙碌判断；此条件本片旁白说明，抽取画面未展开该选择器。
• [2023旧版] 策划人资料用于Planner Calendar发出的邀请显示。

配置与字段

• 名称、描述
• Custom / Self-Scheduled
• Planner and Attendees / Only Planner
• 预定义时段或主持人自选时间
• 待确认请求是否占用时间
• 是否先预留地点
• 展位号、Virtual meetings、参会列表可见性
• 参会网站或个人日历回复
• 按组自动接受、创建预约时问题
• [2023旧版] Name、Description；空白描述计数显示4,000字符
• [2023旧版] Category为单选：Custom / Exhibitor Networking / Self-Scheduled
• [2023旧版] Custom为人与人安排；Exhibitor Networking从公司列表找展商；Self-Scheduled用于约内部人员
• [2023旧版] Displays to：Planner and Attendees / Only Planner
• [2023旧版] Time & Duration：由Time Slots设定可用时间和时长，或让Host在日程上选择时间/时长
• [2023旧版] 未确认请求是否将Host标记为Busy；No选项直接标明最多5个邀请
• [2023旧版] Hosts can reserve locations without adding attendees
• [2023旧版] Include exhibitor booth numbers in location names
• [2023旧版] Allow hosts and attendees to join virtually
• [2023旧版] Require planner approval for these appointments
• [2023旧版] Hide attendee list
• [2023旧版] Response Method：Attendee Website / Personal Calendar (Outlook, etc.)
• [2023旧版] Automatically accept for attendees：Yes / No
• [2023旧版] Create Question入口
• [2023旧版] 界面说明Host可选择哪些appointment attendees看得到这些问题和回答

操作步骤

1. Create Appointment Type
2. 选择类别
3. 配置显示、排期、地点和回复规则
4. 按需添加问题后保存
5. [2023旧版] 进入Appointment Types并创建
6. [2023旧版] 填写基本信息并选类别
7. [2023旧版] 继续设置Scheduling和Attendee Responses后保存
8. [2023旧版] 在类型的Scheduling区选择可见对象与时间方式
9. [2023旧版] 确定未确认请求、提前占地点、展位号和虚拟加入选项
10. [2023旧版] 保存类型
11. [2023旧版] 设置是否需要Planner批准
12. [2023旧版] 按需要显示参会者列表
13. [2023旧版] 选择回应渠道及是否自动接受后保存
14. [2023旧版] 在Host Questions使用Create Question入口

约束与依赖

• 界面提示：已有该类型的会议后不可更改 Category。
• 界面提示：已有该类型的时段后不可更改 Time & Duration 方式。
• 参会者要按本示例彼此查看和预约，不能隐藏参会者列表。
• [2023旧版] 已有该类型预约后，Category不能再改。
• [2023旧版] 三类用途均已展示说明；本片没有逐类完成所有建会分支。
• [2023旧版] 该类型已有Time Slots后，Time & Duration方式不能再改。
• [2023旧版] 已有该类型预约后，地点名是否包含展位号不能再改。
• [2023旧版] 最多5邀请是未确认请求的No选项提示，不扩为全活动总邀请上限。
• [2023旧版] 界面提示需审批的预约只有批准后才显示在参会者日历。
• [2023旧版] 自动接受启用后的群组选择仅在旁白提及，片中保持No，未展开该分支。
• [2023旧版] 本片未打开问题编辑器，未确认具体题型或完整发布流程。

关联功能与影响

• 类型供 Schedule Rules 和 Time Slots 使用。
• [2023旧版] 类别会关联后续预约权限与展商人员身份；Exhibitor Networking的Booth Staff提示见Schedule Rules。
• [2023旧版] 时间方式应与后续Time Slots建立方式一致；允许先占地点后，可晚些再邀请参会者。
• [2023旧版] 显示参会者列表有助于参会者互相选人约会；审批、回应渠道、自动接受是不同设置。
• [2023旧版] 回答显示范围由主持人针对预约参会者选择，不能推为所有人自动可见。

配置与字段

• Name、Display Name
• 是否添加桌位
• Tables and Capacity
• [2023旧版] Name、Display Name、Capacity
• [2023旧版] Add tables to this location：Yes / No
• [2023旧版] Create tables：桌数与每桌Capacity
• [2023旧版] 生成后可编辑各桌名称/容量，显示Total Capacity

操作步骤

1. Create Location
2. 填写内部名和显示名
3. 按需 Create Tables 并保存
4. [2023旧版] 进入Locations并创建地点
5. [2023旧版] 填名称、显示名及容量
6. [2023旧版] 需要多桌时启用Tables并生成桌子
7. [2023旧版] 核对桌列表和总容量后保存

约束与依赖

• 本节展示桌位入口，但未逐一演示所有容量配置。
• [2023旧版] 示例10桌每桌4人，Total Capacity显示40；不把示例值当默认限制。

关联功能与影响

• 地点分配给时段，日历创建预约时选择可用地点。
• [2023旧版] 界面帮助明确Tables允许同一时间多场预约；地点/桌子供Time Slots选择。

配置与字段

• 名称、描述
• This group is for staff only
• Add Members
• [2023旧版] 群组Name、Description
• [2023旧版] This group is for staff only字段，示例No
• [2023旧版] Group Members名单、姓名/公司/职务/邮箱检索与Advanced Search
• [2023旧版] Details / Permissions页签

操作步骤

1. Create Group
2. 填写分组信息
3. 手动添加成员或后续用规则归组
4. 保存
5. [2023旧版] 在Manage→Groups创建群组
6. [2023旧版] 填写群组资料并保存
7. [2023旧版] 按需要在编辑时手动维护组员，或通过Group Assignment自动归组

约束与依赖

• staff-only 开关在画面出现，但具体影响未单独展开。
• [2023旧版] 教学说明至少要有一个群组；自行安排预约的人需要分组，Planner代排的情况另有说明。
• [2023旧版] 一个人可以属多个组，课程建议尽量只属一个组。
• [2023旧版] 手动加成员和Permissions页签没有完整展开，本片只展示入口与空成员表。

关联功能与影响

• Group Assignment 自动归组；Schedule Rules 用组判断预约角色。
• [2023旧版] 群组供Schedule Rules的Hosts/Attendees/In-Group Requests使用。

配置与字段

• Rule、Condition、匹配值
• 示例 Registration Type
• 目标组
• Add Condition / Create Rule
• [2023旧版] Create Rule、Add Condition
• [2023旧版] 示例条件：Registration Type / Is / General Attendee
• [2023旧版] Then add attendees to this group目标组

操作步骤

1. 编辑规则
2. 设置 Registration Type 等于目标类型
3. 选择加入的组
4. 重复其他类型并保存
5. [2023旧版] 在Attendee Management的Setup打开Group Assignment并Edit
6. [2023旧版] 建Rule并添加条件
7. [2023旧版] 选择目标群组，按需要补规则后保存

约束与依赖

• [2023旧版] 示例动作是添加到群组，未演示删除旧成员或全量重算行为。

关联功能与影响

• 将报名类型映射成预约人群。
• [2023旧版] 可复用报名类型数据分配预约受众；群组建立后才能在排期矩阵中配置相应权限。

配置与字段

• Appointment Type 分区
• Hosts
• Attendees
• In-Group Requests
• [2023旧版] 每个Appointment Type分别列群组
• [2023旧版] Hosts、Attendees、In-Group Requests三列
• [2023旧版] Select All / Clear All

操作步骤

1. 编辑 Schedule Rules
2. 逐类型核对各组权限
3. 按政策开关组内请求并保存
4. [2023旧版] 打开Schedule Rules并Edit
5. [2023旧版] 按类型逐组勾选三类权限
6. [2023旧版] 示例取消Exhibitor Group的Hosts，并取消General Attendee Group的In-Group Requests
7. [2023旧版] 保存

约束与依赖

• [2023旧版] 界面提示：Exhibitor Networking把Booth Staff列为Host，应给包含Booth Staff的群组勾Hosts。
• [2023旧版] 旁白概述提过数量限制，但此片实际矩阵仅演示三列权限，没有数量输入配置证据。

关联功能与影响

• 同一组在不同预约类型下可以有不同权限。
• [2023旧版] 先建立群组，再用本矩阵控制不同类型的预约；调整一个类型不等于全部类型都改。

配置与字段

• 日期范围、每日起止时间
• Interval
• Passing Time
• Locations
• [2023旧版] Appointment Type
• [2023旧版] Date Range：From / To；Time Range：From / To
• [2023旧版] Time Slot Duration：Interval、Passing Time
• [2023旧版] Locations选择并Apply

操作步骤

1. Create Time Slots 并选类型
2. 设置日期时间、间隔和转场时间
3. 分配地点后保存
4. [2023旧版] 先建Appointment Type和地点
5. [2023旧版] 创建Time Slots，选择类型及日期/时段范围
6. [2023旧版] 设置间隔与过场，选择地点并保存
7. [2023旧版] 日历网格按地点展示生成的时间段

约束与依赖

• 课程示例：30 分钟间隔包含 5 分钟转场，实际会面为 25 分钟。
• [2023旧版] Interval包含Passing Time；实图35分钟间隔与5分钟过场，对应30分钟实际会面。
• [2023旧版] 建立该类型Time Slots后，类型中的Time & Duration方式不可再改。

关联功能与影响

• 依赖预约类型与地点；Calendar 使用生成的可用时段。
• [2023旧版] 时间段将预约类型、日期范围、地点及容量连接起来。

配置与字段

• Active 状态
• [2023旧版] Feature Status的Appointments状态下拉
• [2023旧版] Open / 预约Overview发布入口

操作步骤

1. 从预约 Overview 或主活动 Feature Status 将 Appointments 设为 Active
2. 按提示启用
3. [2023旧版] 完成预约类型、地点、群组规则和时间段
4. [2023旧版] 在活动Home的Feature Status打开Appointments状态下拉
5. [2023旧版] 按课程说明选Open并到预约Overview完成开放

约束与依赖

• 字幕已明确该动作，当前精选画面尚缺状态下拉框，待补。
• [2023旧版] 110秒实图显示Pending下拉入口，125秒已切到片尾；最终Open选择及上线成功状态按旁白说明，未用转场充当操作完成图。

关联功能与影响

• 先完成类型、地点、组规则和时段。
• [2023旧版] 预约开放是单独状态，不等于Registration或Website状态同时开放。

配置与字段

• Attendees / Locations
• 组筛选及姓名搜索
• 预约类型、主持人、参会者、自动接受
• 时间、地点、Virtual Access
• 主题、描述、Private Note及可见范围
• Potential Conflicts
• 打印预约与详情选项

操作步骤

1. 选参会者或地点
2. Create Appointment
3. 选择人员、时段、地点及内容后发邀请
4. 编辑时可代为接受/拒绝，或取消
5. 选参会者并打印日程

约束与依赖

• Private Note 是可控制可见范围的内部备注，不是公开描述。

关联功能与影响

• 遵守预约类型、人群规则、地点和已有忙碌时间。

配置与字段

• Report Templates / Saved Reports / Scheduled Reports
• Data 字段
• 列显示、排序、分组
• 日期、组、预约类型过滤

操作步骤

1. 运行或编辑模板
2. 调整字段、网格和过滤
3. 导出或保存

约束与依赖

• 画面出现 Appointment Details、Consolidated Details、Emails Sent、Summary、Attendee Interests 等模板。

关联功能与影响

• 可按预约类型和组分析结果。