Budget Management

配置与字段

• New Budget 开关与 Confirm。

操作步骤

1. 进入活动功能，展开 Planning，启用 New Budget 后确认。

约束与依赖

• 课程说明此操作针对当前活动；不能据此认为旧活动预算会自动迁移。

关联功能与影响

• 启用后在 Planning → Budget 工作。

配置与字段

• 汇总卡显示各成本列金额。
• Spend per Category、Spend per Vendor 图表随预算记录更新。

操作步骤

1. 进入预算 Summary 查看总额和分类图表。

约束与依赖

• 图表依据预算明细；账号预算列配置影响可用成本列。

关联功能与影响

• 明细由 Budget Items 维护。

配置与字段

• 预算版本下拉列表。
• 新建版本，或复制已有版本及其预算项目与成本。

操作步骤

1. 使用预算名称下拉菜单创建版本，必要时从已有版本复制。

约束与依赖

• 版本用于同一活动；课程未演示跨活动同步。

关联功能与影响

• Summary、Budget Items、Allocations 跟随当前版本。

配置与字段

• Category、Subcategory、Vendor 等筛选。
• Columns 调整显示字段，标准视图与自定义视图。
• Save View As 可保存私有或在权限允许时保存共享视图。
• 批量导出、复制项目及更新类别、供应商。

操作步骤

1. 选择视图或设置筛选列。
2. 勾选行后使用 Actions 处理多条记录。

约束与依赖

• 共享视图选项受权限限制。

关联功能与影响

• 明细汇总到 Summary，分摊数据进入 Allocations。

配置与字段

• 名称、日期、类别、子类别、供应商。
• 币种与账号汇率；固定或按数量变化的成本。
• 税费及小费，金额是否含税/小费，小费是否征税。
• Cost Avoidance 金额与说明用于记录免费或避免发生的费用。
• 可在创建时输入分摊类别并平均分配。

操作步骤

1. Add Budget Item，填基础资料。
2. 填写成本、税费及必要的分摊信息后保存。

约束与依赖

• 供应商可从已有资料或 CSN 城市搜索选择。
• Cost Avoidance 与实际支付金额是不同记录。

关联功能与影响

• 账号级 Budget 配置提供类别、币种及税费等选项。

配置与字段

• 下载模板、上传文件、映射表头、导入前复核。

操作步骤

1. 下载模板并填入预算。
2. 上传后核对列映射，再检查导入结果。

约束与依赖

• 导入格式以课程中的模板和映射为依据；未演示任意文件自动识别。

关联功能与影响

• 导入后在 Budget Items 筛选复核。

配置与字段

• 按百分比或金额分摊，支持平均分配与增加多行。
• Allocation Category、Allocated Amount 筛选，搜索、分组与列设置。

操作步骤

1. 创建项目时设分摊，或在明细行菜单选 Update Allocations。
2. 也可进入 Allocations 页编辑分摊记录。

约束与依赖

• 分摊需要账号类别或 GL Code 配置及相应权限。

关联功能与影响

• 分摊不等于创建新的预算成本。

约束与依赖

• 该视频没有演示差旅成本的字段、导入和计算规则。

配置与字段

• 名称与小数位。
• 课程示例关闭 Payments 和 Allocation。
• 控制 Code、GL、Cost Avoidance 等字段可见性。
• 示例只保留 Actual 成本列，税费/小费继承账号配置。

操作步骤

1. 新建 Budget Configuration。
2. 按简单会议需求设置字段和成本列后保存。

约束与依赖

• 示例开关取值是精简方案，不代表所有账号必须关闭支付或分摊。

关联功能与影响

• 需与 Simple Meetings Policy、MRF 和 Access Portal 联动。

配置与字段

• 问题文字、说明、必填。
• Total Only 或 Detailed；Fixed 或 Variable；币种。
• Detailed 可选择需要的预算类别。

操作步骤

1. 在申请表设计器加入 Budget Estimate。
2. 选择明细格式和类别后保存表单。

约束与依赖

• Simple Budget 流程需要已配置 Access Portal、用于简单会议的 MRF 和 Simple Meetings Policy。

关联功能与影响

• 估算随 MRF 提交，门户 Budget Management 用于后续管理。

配置与字段

• Event Page 中的 Budget Management widget。

操作步骤

1. 在门户活动页拖入组件，保存并 Publish。

约束与依赖

• 仅保存设计器不会替代 Publish。

关联功能与影响

• 与账号简化预算方案及申请流程关联。

配置与字段

• 小数位最多6位。
• Automatic Reconciliation：登记某预算项目的付款后自动更新指定成本列（如 Actual）。
• 分摊按 Allocation Categories 或 General Ledger Codes。
• 各预算字段可设 Optional / Required / Hidden，部分可设默认值，例如活动开始日。

操作步骤

1. 进入 Budget Configuration 并 Edit。
2. 设置小数、付款、分摊和字段，再保存。

约束与依赖

• 本段课为较早新版预算界面，与 Simple Budget 课中可命名的配置方案要区分。
• 这些设置只影响 New Budget，不影响仍使用 Legacy Budget 的旧活动。

关联功能与影响

• 自动对账改变指定成本列；不等于自动创建银行付款。

配置与字段

• Budget Templates 页签；用于 New Budget。

操作步骤

1. 进入 Budget Configuration 的 Budget Templates 管理模板。
2. 旧模板可先导出，再导入新版模板。

约束与依赖

• Legacy Budget 模板不会自动迁移。
• 课程旧界面把 Legacy 模板放 Admin → Templates → Budget Templates；新 Library 界面位置另行核对。

关联功能与影响

• 供活动 Budget Items 的 Import from Template 使用。

配置与字段

• 模板预览、勾选预算项目、导入前编辑。

操作步骤

1. Actions → Import from Template。
2. 选择模板并预览。
3. 勾选需要的项目，修改后导入。

约束与依赖

• 可只复制部分项目，无需导入整套模板。

关联功能与影响

• 需要已有 New Budget 模板。

配置与字段

• Formula名称、Active。
• Fixed Cost Item Rules：Cost Type A - Cost Type B。
• Variable Cost Item Rules：(Unit Type A × Cost Type A) - (Unit Type B × Cost Type B)。
• 示例比较Budgeted和Negotiated，变量项同时比较两套Units及Cost。

操作步骤

1. Budget → Savings Formulas → Create Formula。
2. 命名并保留Active=Yes。
3. 为固定和变量成本分别选择列，Save。

约束与依赖

• 课程旁白明确最多3条公式，含默认Budgeted vs Actual；机器稿辅助听读，当前选定画面主要验证公式结构。
• 不能把固定成本差额公式直接套在有数量的变动成本上；变动成本需要数量乘单价。

关联功能与影响

• 用于活动预算和预算报表；账户级配置并非只对一个活动。

配置与字段

• Name、Default Amount、Type（Percentage或Amount）。
• Active、Show by default、Reorder、Delete；默认Gratuity行。

操作步骤

1. Budget → Tax & Gratuity Settings → Edit。
2. Add Tax，输入名称、默认数额及百分比/固定金额类型。
3. 勾选启用和是否默认显示，调整排序后Save。

约束与依赖

• 实际画面Note明确：Custom Name和Type列变更会影响所有已存在budget items。
• Default Amount与Name/Type的影响范围不能混为一谈，课程未证明改默认数额会重写所有旧数据。
• 课程旁白说明已经在活动使用的税费不能删除。

关联功能与影响

• Show by default控制是否在新活动默认出现；未默认显示的启用项可按需加入。

配置与字段

• Name、Active、Code、Description、Company URL。
• Contact Information姓名、职位、电话/传真、Email、Additional Information。
• Address及账户用户语言翻译。

操作步骤

1. Create Vendor填基本资料、联系人、地址/翻译，再Save。

约束与依赖

• 课程建议将花店、租赁等非酒店供应商加入此库；酒店/场地可通过Supplier Network在预算项关联。

关联功能与影响

• 用于账号各活动预算条目；供应商支出汇总有助于后续谈判。

配置与字段

• Policy Type=Blank Cost；Name、Active、Internal Note。
• Budget Column、日期/表单/状态触发、当天或前后天数。
• Reply-To Email Address、可编辑HTML通知、多收件人。

操作步骤

1. Create Policy选择Blank Cost并填基本信息。
2. 选检查列和基准日期/表单状态及相对天数。
3. 配置通知与收件人，Save。

约束与依赖

• 属于缺少预算值的提醒策略；课程没有演示自动填入或扣款。
• 视频练习的前/后天数控件在操作过程中切换，实际应按最终业务时点选择。

关联功能与影响

• 可根据MRF、Process Form或Event日期触发。

配置与字段

• Policy Type=Cost Threshold；检查Budget Column、Cost Threshold。
• Check for：Total / Budget Category / Budget Item。
• Violation Message、Disposition Codes、是否必须评论。
• 策略被覆盖时的通知及多收件人。

操作步骤

1. Create Policy选择Cost Threshold。
2. 选列、金额与检查层级，填Violation Message。
3. 按需配置允许覆盖的Disposition Codes和通知，Save。

约束与依赖

• 屏幕是阈值违规消息与覆盖设置，不应概括成所有支出绝对无法突破。
• 阈值单位应随界面币种确认；示例USD不是全账号固定币种。

关联功能与影响

• 可对Actual列的某一分类如Travel检查；与列本身是否可编辑是不同规则。

配置与字段

• Lock可选整份Budget、预算条目的某一列或High-level estimates。
• When选择表单/事件日期及相对天数，表单可带Status。
• 允许Disposition Code覆盖Yes/No；Violation Message。
• Re-lock budget after、允许的Disposition Codes、覆盖请求是否强制评论。
• Reply-To通知和收件人。

操作步骤

1. 选择Lock Budget，设置锁定范围与时点。
2. 决定是否允许覆盖；允许时配置理由码、评论和自动重锁间隔。
3. 设置通知后Save。

约束与依赖

• 重新锁定与永久解锁不同；界面有Re-lock budget after。
• 只有允许的Disposition Code可用于该策略覆盖，不能将任意说明当成授权码。

关联功能与影响

• MRF、Process Form状态和Event Date可触发锁定；Disposition Codes在独立菜单建立。

配置与字段

• Policy Type、Name、Active、Description。

操作步骤

1. Create Disposition Code，选适用Policy Type，命名并启用后Save。

约束与依赖

• 是业务例外理由的配置对象，与登录密码/支付凭证不同。
• 创建后还需在预算策略中选为允许使用的code。

关联功能与影响

• Cost Threshold、Lock Budget策略引用此库。

配置与字段

• Name、Code、Active、Internal Note。

操作步骤

1. Create General Ledger Code，填名称、可选Code和内部说明，Save。

约束与依赖

• 教程画面Code可由名称自动带入；正式会计编码需由组织定义。
• 此课只演示总账代码资料，不演示自动财务系统过账。

关联功能与影响

• 活动收费项目可关联GL codes，再通过报表分析。

配置与字段

• 15个预设分类，包括Accommodation、Food & Beverage、Travel等。
• Custom Name、Active、账户使用语言翻译。

操作步骤

1. 列表下拉Edit，改显示名称、是否启用及翻译，Save。

约束与依赖

• 课程演示为15个预设类别的编辑，不把Create Allocation Category按钮当成新建Budget Category。

关联功能与影响

• 例如Accommodation改名Housing，不改变它作为预算分类对象。

配置与字段

• Category、Name、Active、Internal Note、Translations。

操作步骤

1. Create Subcategory，先选所属大类，再命名、启用并保存。

约束与依赖

• 需要关联Budget Category；课程说明可按组织需要创建子分类。

关联功能与影响

• 例Food & Beverage下建立Snacks。

配置与字段

• Name、Active、Internal Note、Translations。

操作步骤

1. Create Allocation Category填基本资料与翻译，Save。

约束与依赖

• 分摊分类与费用性质Budget Categories是不同维度；本页仅建立分类，金额限制在相应业务规则中配置。

关联功能与影响

• 活动Budget → Allocations使用这些对象。

配置与字段

• Allocation Category、Name、Active、内部说明和翻译。
• 列表搜索及Advanced Search。

操作步骤

1. Create Allocation Subcategory，选择大类并填明细名称，保存。

约束与依赖

• 所核原图为列表和创建入口；完整旁白演示建立Medical下Equipment，详细表单字段以原片对应创建段为准。

关联功能与影响

• 与Budget Subcategories平行但服务分摊归集。

配置与字段

• 5个预设列；Default Name、Custom Name、Active、Translations。
• 示例将Budgeted的Custom Name改为Estimated。

操作步骤

1. 目标列下拉Edit，改名称和翻译，Save。

约束与依赖

• Budgeted列Active灰色不可关闭。
• 课程明确：保存所有Budget Items时Budgeted值可为0，但不可留空。
• 改显示名称后仍应按对应原始列判断Savings Formula和Budget Policy的计算对象。

关联功能与影响

• Savings Formulas和Budget Policies选择这些成本列。