Access Portal

配置与字段

• Portal Name
• Internal Note
• Portal Details 与门户 URL

操作步骤

1. Create Portal，填写名称和内部说明，Save。
2. 在 Portal Details 查看网址，Edit 更新基本信息。

约束与依赖

• 门户创建、成员加入、报表发布分别配置；建立门户本身不等于所有内容已向所有人授权。

关联功能与影响

• Content、Managers、Guests、Access Requests、Emails 和网站设计共同组成门户。

配置与字段

• Only selected users / All portal users
• 账户用户或组、Portal-only 用户或组
• Content expiration date
• Email notifications

操作步骤

1. 先运行活动报表并保存到 Saved Reports。
2. 在报表下拉中选择 Publish to Access Portal。
3. 选择能查看该报表的用户或组；按需设置到期日和通知。
4. Publish。

约束与依赖

• 发布前必须已运行并保存报表。
• 门户成员资格与某一报表的观看权不是同一层权限。
• 到期日留空表示不设置该内容的到期时间。

关联功能与影响

• 门户 Managers 可按授予的权限协助发布内容；Guests 使用门户内容。

配置与字段

• 已发布报表清单
• Actions 的用户访问更新与移除内容

操作步骤

1. 在 Content 查看发布的报表。
2. 通过 Actions 更新用户权限，或把内容从门户移除。

约束与依赖

• 本课展示报表内容，不把它推断为任意附件或任意对象的完整发布能力。

关联功能与影响

• 与活动 Saved Reports 中的发布操作对应。

配置与字段

• Add Guests
• Create Portal User
• 用户搜索与 User Type 筛选
• 邀请邮件发送选项

操作步骤

1. Add Guests，选择已有账户用户并 Add to Portal。
2. 外部人员先 Create Portal User，填资料并保存。
3. 再选择新建用户、Add to Portal，决定是否发送邀请。
4. 按需移除用户、重发邀请或编辑权限。

约束与依赖

• 从 Portal Users 菜单创建用户后，仍需在目标门户 Guests 中加入该用户。
• Portal-only 用户不是完整 Cvent 账户用户。

关联功能与影响

• 访客还需要相应内容的观看权限。

配置与字段

• 组名称与内部说明
• Edit Users 成员

操作步骤

1. Create Group 并保存。
2. Edit Users 选择组员。
3. 返回目标门户 Guests，添加该组。

约束与依赖

• 创建组与把组加入门户是两个步骤。

关联功能与影响

• 发布内容时也可用组授予观看权。

配置与字段

• 不允许申请、允许但需批准、允许且不需批准
• 申请通知的收件人
• Access Requests 申请处理
• 限制访问 IP 的开关
• 无活动自动登出的分钟数
• Cookie Notification（画面所见）

操作步骤

1. Portal Details → Edit，在 Portal Access 选择申请方式。
2. 需审批时设置收到申请通知的用户或组。
3. 从 Access Requests 处理申请并维护权限。
4. 按需要配置 IP 限制、自动登出和 Cookie 通知。

约束与依赖

• 画面展示 IP 限制开关和超时分钟字段；具体 IP 格式规则未在本课解释。

关联功能与影响

• 访问申请批准解决门户成员资格，内容级权限仍由已发布内容的授权控制。

配置与字段

• Add Managers
• 按权限类别筛选并选择权限
• 邀请邮件选项
• 旧版画面按钮为Assign Managers，权限预设下拉有All permissions、Publish content only、Custom、Portal access only；新课Add Managers按钮另保留。

操作步骤

1. Managers → Add Managers。
2. 选择 Cvent 账户用户，Next 后分配具体权限。
3. Save 并决定是否发送邀请。

约束与依赖

• 课程画面说明账户管理员已作为门户管理员列出。
• 新增 Manager 的能力取决于实际授予的权限，不自动等于账户管理员。

关联功能与影响

• 经理可在授权范围内发布内容、管理其他门户用户。

配置与字段

• Active、Name、From Address、From Name、Subject
• Open Email Designer 的 Build / Theme
• 旧版Emails画面列出Access Request Denied、Access Request Notification、New Content Notification、Portal Invitation、Reset Password系统邮件。

操作步骤

1. Emails → Actions → Edit Details。
2. 更新邮件属性并保存。
3. Open Email Designer 调整正文和主题，从下拉切换其他门户邮件。

约束与依赖

• 修改邮件设置与实际发送邀请是不同操作。

关联功能与影响

• 增加访客或管理员时，可选择是否发出对应邀请邮件。

配置与字段

• Theme 字体、颜色等
• Build 文字、图片、导航
• Portal Page 页面选择
• Save / Publish

操作步骤

1. Open Site Designer。
2. 按 Portal Page 选择页面或默认页头页脚。
3. Build 和 Theme 编辑内容与样式。
4. 保存草稿，完成后 Publish。

约束与依赖

• 发布后才让更改对门户使用者可见。

关联功能与影响

• Simple RFP 与 Simple Budget 也通过门户页面组件呈现。

配置与字段

• 场地列表名称
• 全部 CSN 场地或自定义场地列表
• Supplier Category
• 选定用户或全部门户用户的可见范围

操作步骤

1. Get Started，定义场地列表和范围，保存为草稿。
2. 在操作菜单 Publish，选择门户及观看权限。
3. 旧版三步配置第一步：Admin > Supplier Network > Simple Meetings Sourcing，Create booking site，名称及All bookable venues或按Supplier Categories限定，Save后为Draft；Publish到Portal并选全部/指定用户。

约束与依赖

• 课程明确说明一个门户只能关联一个 Venue Site，且 Venue Site 只能对应一个门户。
• 旧课明确Booking Site与Access Portal一对一；发布时只列未关联站点的门户。
• 本片主动跳过Instant Booking和Request Pricing配置，不能把可见开关当完整操作；佣金选项仅见画面。

关联功能与影响

• 自定义场地范围来源于 CSN 的供应商分类。

配置与字段

• Simple Meetings Policy：名称、关联 MRF、匹配条件、Enable Venue Sourcing
• Simple Sourcing Policy：人数范围、最繁忙一晚客房数范围、预订提前天数范围、活动最长天数
• 旧版Policy active、Policy name、Link a meeting request form、Policy Definitions字段/比较符/值、Venue Sourcing开关。

操作步骤

1. Simple Meetings Policies 中 Add Policy，关联 MRF 并建立条件。
2. 启用 Venue Sourcing，保存。
3. Simple Sourcing Policies 中 Create Policy，配置采购限制并保存。
4. Add Policy关联MRF并添加条件，例Attendees per Day ≤10且Estimated Budget Total <5000；打开Venue Sourcing后Save。

约束与依赖

• Simple Meetings Policy 可要求用户先提交 MRF，再进行场地采购。
• 不符合采购政策时，课程说明会显示不符合标准的警告。
• 条件字段来自所选MRF的字段或问题；同一字段/问题在同一Policy只能用一次。
• 多Policy依序检查，匹配任一即成为Simple Meeting；全部不匹配则走普通会议处理。
• 10人/5000为课程示例，不能称产品固定阈值。

关联功能与影响

• 与 Meeting Request Form、Access Portal 及 Simple Budget 形成同一条简易会议流程。
• 符合Policy并不单独使采购可用，还需Venue Sourcing启用、Booking Site发布和门户页面组件齐备。

配置与字段

• Requests and Events widget
• Venue Sourcing Iframe widget
• Venue Sourcing widget

操作步骤

1. 在门户对应页面分别加入以上组件。
2. 调整网站主题和其他内容并 Publish。
3. 旧版Portal Site Designer：Event Page加入Venue Sourcing widget；Discover Venues已带搜索iframe；Requests and Events页面必须有Requests and Events widget，保存并Publish。

约束与依赖

• 只有后台场地和政策准备好、前端组件发布后，用户才有完整的采购体验。
• 476秒原图为Event页的Venue Sourcing widget，编辑面板明确该widget不能编辑；卡片显示Cancelled是设计器示例状态，不代表真实请求被取消。
• 旁白说Requested Events，实际界面为Requests and Events，菜单按原图文字保留。

关联功能与影响

• 把后台 Simple RFP 配置连接到门户使用者页面。

配置与字段

• 地点、会议室/客房需求
• 日期、预计人数、每晚客房数
• 场地地图和 Quick View
• Request Pricing 场地清单
• 额外会议室、客房、组织及联系人资料

操作步骤

1. 填写需求并 Find Venues。
2. 查看详情或 Quick View，Request Pricing 把场地加入清单。
3. Continue to Request Proposal，核对要求并补充房间。
4. 填写组织、活动和联系人资料，Send Request。

约束与依赖

• 这是课程演示流程，没有执行真实采购询价。

关联功能与影响

• 采购条件受 Simple Sourcing Policy 约束。

配置与字段

• 新增场地、取消请求、View Request / Edit / PDF
• 场地提案状态与 View Details
• Award / Cancel Venue
• Compare 导出对比表
• 合同详情、Retract Award

操作步骤

1. 从 Requests and Events 查看活动，再 Manage Request。
2. 查看或修改 RFP，新增场地，必要时取消请求。
3. 在提案详情中授标或拒绝场地。
4. 选择多个场地 Compare，下载按场地列出的对比表。
5. 在已授标请求中维护合同详情，需要时 Retract Award。

约束与依赖

• 授标和撤回授标是请求层面的业务操作，说明其界面能力不代表本研究做出了采购决策。

关联功能与影响

• 请求状态与活动页面关联展示。

约束与依赖

• 当前三段来源视频没有展开这些菜单的详细配置。